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Respuesta:
Empezamos el post con unas preguntas:
¿Sabíais que existen unas normas establecidas por el Ministerio de Hacienda para digitalizar los documentos?
¿Sabíais que si seguís este proceso podéis eliminar el papel de los documentos digitalizados y así olvidaros de guardarlos físicamente?
Para poner un ejemplo: Eres una empresa que recibe cientos o miles de albaranes. Muchas veces estos albaranes son copias que casi no se pueden leer y que tienes que guardar los años que establece la Agencia Tributaria, y piensas ¿Cómo voy a guardar este documento si dentro de unos meses ni se va a leer lo que pone? Pues bien, sigue leyendo nuestro post donde te explicamos el proceso para poder guardar de forma digitalizada estos documentos. Es decir, te explicamos que son las Normas Técnicas de interoperabilidad (NTI) de Digitalización de Documentos.
Primero de todo, ¿De dónde vienen estas Normas? El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha sido el responsable de crear el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Este documento engloba un total de doce Normas, entre ellas la NTI de Digitalización de Documentos.
Según la Guía de aplicación de la Norma técnica de Interoperabilidad [Dejamos el link al finalizar el post], necesitas cumplir unas reglas mínimas establecidas por la NTI de Digitalización de Documentos, pero seguramente, también necesites de otras condiciones específicas en función de la finalidad o naturaleza de los documentos a digitalizar. En este post os detallaremos los requisitos mínimos que establece la NTI de Digitalización de Documentos, ya que el resto dependerá de lo que necesitéis.
¿Qué se entiende como Digitalización de Documentos? Es el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.
Es decir, este proceso debe mantener la imagen lo máxima de idéntica posible al documento original en papel. El objetivo final, será tener la imagen electrónica con sus metadatos y, si es necesario, la firma asociada. Pero, ¿Qué significa imagen fiel? Básicamente son los componentes digitales que representan el contenido y el aspecto del documento en papel.
[Por si necesitas la definición de metadatos te la detallo aquí directa de Wikipedia ya que la verás escrita varias veces durante el post: Los metadatos, literalmente «sobre datos», son datos que describen otros datos. En general, un grupo de metadatos se refiere a un grupo de datos que describen el contenido informativo de un objeto]
¿Cuál es el proceso de digitalización? La NTI de Digitalización de Documentos nos indica que el proceso debe ser totalmente automático ya que de esta manera garantizamos la integridad de todos los pasos.
La primera fase del procedimiento consiste en digitalizar el documento a través de un medio fotoeléctrico, normalmente un escáner o multifuncional, para así obtener una imagen del documento en nuestro dispositivo. Esta imagen digitalizada deberá minimizar al máximo la pérdida de contexto y estructura y por supuesto, no debe incorporar caracteres o gráficos que no aparezcan en el documento original.
Gracias a esta digitalización, obtendremos un fichero imagen en la memoria del sistema al que está asociado el dispositivo. En algunos casos se procede a optimizar la imagen, por ejemplo eliminando los bordes negros, para garantizar que se pueda leer correctamente.
La última fase que construye la Digitalización de Documentos, es la conformación del documento, es decir, asignar los metadatos al documento y si es necesario, firmar la imagen electrónica.
Los metadatos del proceso de digitalización registran las características y condiciones en las que se ha llevado a cabo la captura de la imagen electrónica. Como hemos dicho anteriormente, la NTI de Digitalización de Documentos marca las normas básicas, así que con los metadatos hace lo mismo. Puede haber, también, metadatos complementarios en función del proceso de digitalización que lleve a cabo la entidad. Uno de estos metadatos complementarios es la firma electrónica.
En caso de que tu empresa opte por la firma electrónica de la imagen, tendrá un documento digitalizado, fiable e íntegro, completamente conformado.
Para finalizar, la NTI de Digitalización de Documentos nos indica que el proceso de digitalización debe tener un plan de gestión de calidad a través de operaciones de mantenimiento y de comprobación y, de esta manera, garantizar que la aplicación de digitalización y sus dispositivos asociados producen imágenes fieles e íntegras.
Hasta aquí nuestro pequeño resumen de las NTI de Digitalización de Documentos para que os den una idea de cómo pasar de un proceso donde todos vuestros documentos son en papel y se degradan con el paso del tiempo, a uno totalmente digitalizado donde los podréis mantener intactos durante todo el tiempo que deseéis.
Esperamos que os haya gustado nuestro post de hoy y sobre todo que haya sido útil.