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Respuesta:
Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía servirán de referencia para el proveedor de aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié, de ese modo se resolverán las posibles carencias que presente la organización.
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden en errores similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La identificación de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la Guía de Gestión Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación de un sistema de gestión documental.
2. Usuarios
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de pruebas. Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
3. Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.
En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que los empleados cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum. Ya que los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, tiene sentido que participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación del software. En la Guía de Gestión Documental puede consultar cuánto tiempo puede tardar en implementarse por completo un sistema de gestión documental.