Respuestas
Explicación:
La cantidad de tiempo necesaria para desarrollar una presentación es directamente proporcional a lo que uno se está jugando
Tu presentación no comienza cuando te pasan el micrófono y empiezas a hablar. Tu presentación comienza en el momento en que te la encargan. Todas las presentaciones sin excepción pueden beneficiarse de una mejor planificación.
PLANIFICACIÓN
Mandar cuestionario sobre la charla a los organizadores: Siempre empiezo pasando a la organización una serie de preguntas sobre la audiencia para conocerla mejor y así poder adaptar mi charla a sus necesidades.
Usar el backchannel para investigar a la audiencia: Opcionalmente, si habrá muchos tuiteros en el evento, puedo usar el backchannel para preguntarles directamente qué temas les gustaría ver tratados en mi charla. También me sirve para ver sus perfiles y conocerlos mejor.
Definir objetivos de la presentación: Reflexiono sobre qué quiere la organización, qué quiere la audiencia y qué quiero yo con mi presentación. Estas ideas actuarán como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos.
Crear un mapa mental con las ideas y conceptos de la charla que extiendan esa idea principal: En una entrada anterior ya os expliqué mi proceso de creación de mapas mentales, que consta a su vez de siete pasos en su propia lista de control en GTD. Los mapas mentales me ayudan a definir con claridad mi mensaje clave y a seleccionar las ideas y conceptos más relevantes a incluir en mi presentación que soporten ese mensaje.
ESTRUCTURA
Escribir uno o varios títulos para la presentación: Un buen título puede atraer a la audiencia a tu presentación. Dedico tiempo a escribir varios. Durante todo el proceso pueden ocurrírseme nuevos títulos. A menudo pido la opinión de otras personas.
Crear una apertura con fuerza para la presentación: Dice Javier Reyero que “la apertura es como la tarjeta de visita de tu presentación”. En los primeros segundos estás conquistando a la audiencia o perdiéndola.
Crear la estructura y/o storyboard: A partir de las ideas y conceptos identificados gracias a los mapas mentales, elaboro el hilo argumental que me permitirá ir presentándolos de forma ordenada y lógica.
Crear una conclusión alta y resonante: La conclusión constituye el colofón de tu presentación, le pone el broche. Debe formularse cuidadosamente en una sola frase firme y decisiva.
Escribir en las notas el texto de la presentación: Normalmente escribo todo el texto de la presentación distribuyéndolo en las notas de las transparencias. Me ayuda a clarificar los conceptos y a saber qué decir ante cada transparencia.
DISEÑO
Definir el tema de la presentación: Pienso en la estética, en el tipo de fotografías o diseños que mejor se adaptarán a la personalidad de la presentación: grunge, retro, steampunk, moderno, ciencia ficción, etc.
Creación de plantilla: Una vez definida la estética, se trata ahora de crear la plantilla con la imagen para el fondo de las transparencias, las fuentes más adecuadas, imágenes repetitivas, etc.
Buscar elementos multimedia: Ahora hay que buscar para cada una de las transparencias las fotografías, vídeos, audios, etc., según lo haya planificado en el storyboard.
Crear gráficos: En el caso de que haya gráficos, los creo de acuerdo con la estética elegida.
Crear animaciones: Creo animaciones en PowerPoint si he elegido usar alguna.
Preparar demos: Si va a haber demo, ahora es el momento de planificarla: qué mostraré, en qué secuencia, con qué ejemplos, etc.
EXPOSICIÓN
Ensayar la presentación: Cuantos más ensayos puedo hacer, mejor será el resultado final. El ingrediente secreto es: practicar, practicar, practicar.
Preparar Q&A: Si la presentación va a ser seguida de una sesión de preguntas y respuestas, pienso en qué pueden preguntarme para ir preparado y poder resolver de la mejor manera las dudas de la audiencia.
POST-EVENTO
Recopilar información del backchannel: Una vez terminado el evento, es tiempo de analizar lo que se ha comentado sobre la presentación en las redes sociales y aprender sobre lo que más ha gustado y lo que menos.
Analizar encuestas: La presentación no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Si se han pasado encuestas a los asistentes, hay que analizarlas para valorar su opinión sobre los distintos aspectos del evento.
Rellenar el cuestionario de autoevaluación: Responder a las 45 preguntas sobre la presentación me ayuda a reflexionar sobre qué he hecho bien y qué he hecho mal, con el fin de mejorar en la siguiente ocasión.
Tiempo total
Para que os hagáis una idea, una presentación de 45 minutos fácilmente puede llevar siguiendo este proceso de 20 a 50 horas. Rara vez menos, rara vez más.
El éxito de una presentación no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificación y del trabajo duro.