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Respuesta:
Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración.
Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes como hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.
Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero. Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y espacio.
Archivos de oficina
Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones y apoyo en la tramitación de asuntos.
Organización de los Archivos de Oficina
La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad responsable del archivo de oficina.
Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.