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Explicación:Es claro que las auditorías no fueron diseñadas para ejercer el control, sino para velar que sea realizado por quienes tienen la responsabilidad de ejercerlo en relación con sus competencias y funciones. Así mismo, el control no es una oficina o dependencia, son todos los elementos que hacen parte de la organización donde cada uno de ellos desempeña un componente de control y son los dueños de los procesos quienes garantizan su autocontrol, autogestión y auto regulación.
No es difícil descubrir, que a pesar de la múltiple y reiterada vigilancia ejercida por los diferentes tipos de auditoría, aún perdura y es más crítica la situación de las empresas públicas y privadas, permanentemente avocadas a procesos de liquidación y/o fusión por cuenta de debilidades críticas de índole administrativo, financiero y misional; por lo que se deduce, que no es quién ejerce el proceso evaluador el que garantiza los resultados, sino la manera de materializar los controles, para que ellos por sí solos sean los garantes de su absorción y cumplimiento.
La importancia de poseer o implementar un sistema de control interno eficiente y eficaz al interior de las estructuras organizacionales, se ha establecido como un esquema obligatorio en la última década; debido a la trascendencia que implica medir la eficiencia y la productividad en el momento de implementarlos y ejecutarlos, puesto que la connotación de control se centra en las actividades básicas que realizan las empresas; de ello se desprende su posicionamiento o mantenimiento en el mercado.
Veamos, entonces, en términos prácticos, cuáles son esos controles y por qué los mismos garantizan el quehacer de las organizaciones:
Las normas: En la medida que la administración realice sus actuaciones conforme a la Ley y regulaciones, no incurrirán en desviaciones y sanciones que generan su omisión;
La misión: La observancia de la naturaleza de la organización posibilita que todas las actuaciones estén dirigidas a cumplir sus propósitos;
La planeación: Permite controlar y demarcar las actuaciones de la organización para el cumplimiento de sus objetivos; de una acertada planeación dependerá su seguimiento y cumplimiento de metas e indicadores;
Los sistemas de información: Las bases de datos de los clientes, así como la certeza razonable de su contabilidad, presupuesto y demás productos financieros y administrativos automatizados, permite proyectar futuras actuaciones y tomar las mejores decisiones para la organización;
Los manuales: Medio para formalizar y documentar los procesos y procedimientos de la organización, como una manera de estandarizan con cierta precisión las operación y responsabilidad de quienes manejan el quehacer organizacional;
La responsabilidad del sistema de control interno de la organización recaerá sobre el representante legal, no obstante la aplicación de métodos, procesos y procedimientos al igual que la eficiencia, eficacia de las operaciones será de todos los que hacen parte de la organización en la medida de sus competencias y funciones;
Quejas y reclamos: Manera de advertir y corregir el inconformismo de los clientes frente a ciertos procesos que requieren atención;
Revisor Fiscal: Su responsabilidad llega hasta el momento en que descubra y reporte las irregularidades a los organismos competentes; el revisor fiscal no debe tener responsabilidad ninguna porque sus funciones no van más allá de identificar fallas y sugerir correctivos, mas no el de tomar decisiones. Si las irregularidades no son informadas a quien corresponda, el revisor fiscal seguirá siendo responsable por las irregularidades presentadas y las consecuencias en que estas puedan derivar. Para exonerase de las responsabilidades por los actos irregulares por el detectados, además de informarlos, debe conservar la prueba de que ha reportado.
Lo que el revisor fiscal no debe hacerse el desentendido ante las irregularidades detectadas, y menos firmar un balance, declaración o certificación a sabiendas que está sustentado en información incorrecta o fraudulenta.
En el caso de irregularidades presentadas en tiempos en los que el revisor fiscal no trabajaba para la sociedad, es obligación del revisor hacer un diagnóstico de la empresa para identificar las consecuencias de esas irregularidades, además de identificar si se siguen o no presentando.
Auditoría interna: La responsabilidad más importante del auditor interno, es la de revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado. Como oficina asesora debe de comunicar a la alta dirección las falencias o desviaciones que se presenten, así como al comité de auditoría para que se adopten los correctivos necesarios.
La oficina de Control Interno o auditoría interna como parte integral del sistema controlara, verificara y evaluará en forma independiente el funcionamiento del sistema de control interno con el fin de proponer recomendaciones.