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Cuando se trabaja habitualmente con programas de edición de textos, con bases de datos o con hojas de cálculo es fácil darse cuenta de lo que significa tener que introducir constantemente los mismos comandos. En especial cuando se trata de procesos complejos o en varios pasos, este tipo de programas puede poner a prueba los nervios más resistentes. Las denominadas macros, que se traducirían del inglés como “instrucciones”, registran una secuencia de comandos para que puedan ser ejecutadas automáticamente por el usuario en un determinado momento, convirtiéndose así en un elemento de apoyo más que bien recibido. Escritas en lenguaje de programación, su uso no requiere, sin embargo, disponer de conocimientos informáticos, pues muchos programas, entre ellos Microsoft Excel, son capaces de grabar macros simples, al mismo tiempo que proporcionan ayuda a la hora de escribirlas. Para el software de procesamiento de hojas de cálculo de Microsoft, las macros son una de las funciones más importantes. Ahora bien, ¿qué son las macros de Excel y por qué son tan útiles? La respuesta a esta pregunta fundamental a continuación.Qué es una macro de Excel
Microsoft Excel se cuenta entre las soluciones más demandadas a la hora de editar, analizar y presentar datos. Los usuarios de Windows pueden utilizar las populares hojas de cálculo, incluidas en la suite ofimática de Microsoft, para, entre otras cosas, planificar un presupuesto o crear un calendario personal. En el entorno laboral Excel es también una herramienta muy utilizada, pues no solo permite elaborar planes de proyectos, registros de horas de trabajo o planes presupuestarios, sino también e igual de fácilmente, representaciones gráficas de cifras de ventas, de beneficios o de pérdidas. Una vez se ha aprendido a utilizar el programa, se aprecian pronto sus numerosas funciones, aunque también es fácil desarrollar una cierta aversión hacia tareas rutinarias y repetitivas o ante acciones que no se puedan ejecutar fácilmente con ayuda de la interfaz estándar.
No es extraño, por esto, que la posibilidad de crear macros se cuente entre las características cruciales del programa de cálculo. La herramienta integrada en Excel para grabar macros utiliza el lenguaje de scripts Visual Basic for Applications (VBA), que también se implementa en Word, Powerpoint, Access y Outlook. Gracias a este lenguaje es posible crear macros en Excel capaces de ejecutar de forma automática comandos rutinarios o incluso añadir nuevas funciones (algoritmos para el análisis de datos) a la hora de cálculo.
Así funcionan las macros en Excel
Excel dispone los diversos elementos que componen la interfaz de uso como objetos-programa organizados jerárquicamente, cada uno de los cuales posee propiedades y métodos específicos. En este sistema jerárquico, todos los objetos disponibles se encuentran conectados entre sí y se ven reflejados de forma aproximada en la interfaz de usuario, que proporciona los mandos necesarios para poder interactuar con la aplicación. Estos objetos pueden editarse determinando sus propiedades y asignándoles métodos. Por ejemplo, para el objeto “Workbook” existen los métodos “Close”, con cuya ayuda se cierra el libro seleccionado, así como la propiedad “ActiveSheet”, que muestra la hoja activa en el libro de trabajo.
Mediante las listas (objetos señalados con el sufijo plural -s) las macros también pueden ejecutar acciones sobre un grupo de objetos. El objeto para listas “Worksheets” en una macro tiene como resultado que las instrucciones se aplican a todas las hojas de trabajo. Para ejecutar una macro se tienen estas tres opciones:
Seleccionar la opción correspondiente en el menú de macros
Seleccionar una tecla creada por el usuario
Un atajo de teclado personal
Las ventajas de utilizar macros con Excel
Si, con anterioridad, consciente o inconscientemente, no se ha aprovechado la utilidad de las macros de Excel, no significa esto que haya sido en detrimento del trabajo con archivos de Excel, pero sí que se ha elegido el camino más difícil. Y es que saltan a la vista las ventajas decisivas de la tecnología de macros que las convierten en una tarea obligatoria para todo aquel que quiera sacar el máximo partido al software de hojas de cálculo. Esto es lo que aporta crear macros con Excel:
Reducen la tasa de errores: con cada comando que se introduce