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PASOS PARA HACER UN PLAN DE ACTIVIDADES
1. ¿Qué objetivo queremos alcanzar cuando hayamos terminado el proyecto?
2. ¿De cuánto tiempo disponemos?
3. ¿Cuál es nuestro presupuesto?
4. Divide el proyecto en bloques de actividades
5. Establece un objetivo o unos KPIs para el final de cada bloque para realizar un seguimiento de proyectos efectivos. Este momento se llamará hito o momento clave para revisar los objetivos logrados o no.
6. Una vez sabemos la metodología del proyecto, selecciona una de los dos maneras para identificar las tareas de tu plan de actividades.
— Empieza desde el final. Cuando empezamos desde el final, para extraer las actividades necesarias, siempre nos hacemos esta pregunta: ¿qué necesito haber logrado para realizar esta actividad? Por ejemplo, para montar una cocina, antes necesito haber recibido todas las piezas de los muebles. De modo, que la actividad previa será ‘recepción de piezas’.
— Empieza desde el principio. Si en tu proyecto no lleva inmersas actividades relacionadas entre sí, es decir, es un listado de tareas a completar, puedes ir enumerando cada tarea y añadiéndolas a la tabla o plan de actividades. En ella, podrás fijar una fecha de inicio y duración de la misma.
7. Identifica las sub-tareas de cada actividad. Trata a las actividades como si de un mini-proyecto se tratase. Puedes seguir uno de las dos maneras explicadas en el punto anterior.
Recuerda: para la planificación de actividades de un proyecto, empieza siempre de lo más grande a lo más pequeño, dividiendo tu proyecto en bloques.
8. Asigna un número de personas necesarias para la ejecución de cada actividad o sub-tarea. Antes de llevar a cabo la planificación de actividades, en donde asignarás responsables concretos, personas del equipo determinadas en la propia aplicación de gestión como Sinnaps, en este plan de actividades, puedes estimar el volumen de personas que necesitarás para que la actividad pueda ejecutarse adecuadamente.
Más adelante, en el momento de elaborar la planificación estratégica, podrás ver fácilmente, si estás compensando de manera equilibrada el consumo de cada recurso y el trabajo de cada persona.
Antes de elaborar un plan de actividades, es importante tener en cuenta que según nuestro tipo de proyecto, se ajustará uno u otro modelo. Aquí está nuestra habilidad para aplicar toda la lógica posible, así como nuestra capacidad resolutiva.
Espero que te sirva
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