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Primero, tenemos que tener en cuenta qué es noticia y qué no. Si quieres que tu evento/logro se convierta en noticia, debe contener el mayor número posible de los 'ingredientes' siguientes: inmediatez, proximidad, singularidad, conflicto, consecuencias, prominencia, atractivo emocional...
Ahora ya tienes trabajada la idea para que sea noticiable. Pero, ¿cómo la plasmas por escrito? ¿Cómo conseguir la atención del periodista y del público?
Debes escribir de forma clara y con sustancia a la vez, respondiendo las 6 preguntas básicas: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué?
La mayoría de comunicaciones periodísticas siguen la estructura de pirámide invertida, con la información ordenada de más a menos importante: información más importante --> otros datos, declaraciones, etc. --> contexto y antecedentes.
No te olvides de incluir el contacto de tu portavoz por si los medios quieren contactar con él para que haga declaraciones. Y asegúrate de que tiene disponibilidad para atenderlos.
Prepara información complementaria: fotos, etc.
Identifica los medios de comunicación con los que contactarás. Ten en cuenta tanto los medios generalistas como los especializados (por ejemplo, hay revistas de sectores profesionales concretos, periódicos económicos, periódicos regionales...). Además, los grandes medios de comunicación tienen departamentos o periodistas especializados en temas como salud, educación... Consigue el contacto más concreto posible.
Contacta con los periodistas por correo electrónico, teléfono, fax... Sé persuasivo, constante y amigable. Y si a pesar de tener una buena noticia el periodista decide que no es publicable, acepta el no: él sabe qué disponibilidad de espacio tiene, qué otras noticias similares ya se han publicado... Si te peleas con los periodistas, te será más difícil colocar tus noticias en un futuro.
Cada medio de comunicación tiene su rutina. Tenlo en cuenta cuando te relaciones con ellos para que tu contacto sea más efectivo. Por ejemplo, no llames a una radio mientras se emite en directo el informativo, o a un periódico cuando estén cerrando la edición por la tarde.
El portavoz debe estar preparado para las declaraciones: que conozca bien el mensaje, la historia que estáis comunicando, y que anticipe las posibles preguntas que le pueden hacer los periodistas.
Mide tu éxito: en las relaciones públicas es importante evaluar lo que ha funcionado y lo que no. Haz seguimiento de los contactos que habéis tenido y recopila todo lo que se haya publicado sobre vosotros.