Cómo se administran las planillas de cálculo? Lo busque en internet pero no me da una respuesta concreta. Es para hoyy
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Planillas de cálculo de Excel?
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Puede decirse sin temor a exagerar que todas las empresas utilizan las hojas de cálculo como herramienta para la integración, consolidación y presentación de informes que involucran actividades recurrentes y grandes volúmenes de operaciones. Por su versatilidad, facilidad de manejo y de almacenamiento, esta es una de las herramientas preferidas no solo para la preparación de informes, sino también para el control de actividades de los empleados.
En hojas de cálculo se pueden registrar las ventas que cada uno de los vendedores realiza día a día. Con esta información, los supervisores pueden consolidar el desempeño de los empleados a su cargo y reportar a sus superiores las cifras globales. Al mismo tiempo, las hojas de cálculo pueden importar elementos desde otras bases de datos, y calcular así promedios de ventas, de recaudos, de madurez de la cartera y liquidar comisiones e incentivos por desempeño. A veces parece que las hojas de cálculo hubieran sido diseñadas en el mismo cielo, para beneficio de los encargados de preparar informes consolidados. ¡Hasta se pueden programar con fórmulas matemáticas!
La realidad es que esta herramienta, tan versátil y de uso tan extendido, es además el vehículo perfecto para perpetrar, disfrazar y ocultar fraudes de todas las formas conocidas. Conviene estar alertas.
En primer lugar, las hojas de cálculo no cuentan con sistemas confiables de seguridad de la información. Resulta prácticamente imposible proteger los datos de una hoja de cálculo, lo que en la práctica significa que no existe garantía que lo que una persona registra en ellas sea en realidad lo que se consolida como información para las directivas de la empresa. La denominada Información de última milla, aquella que presenta cifras gruesas resultado de cruzar y sumar información proveniente de diversas fuentes y bases de datos, puede ser manipulada con sencillos esquemas y algoritmos, resultando en una distorsión total de la realidad que se quería presentar. A manera de ejemplo, citamos el caso de un supervisor de ventas de una conocida empresa, quien
se evitaba la molestia de tener que explicar a sus superiores las cifras negativas de sus informes de desempeño recurriendo al simple truco de presentar estas cifras en color de fuente BLANCO, el cual, contra el fondo blanco de la hoja de cálculo, resultaba simplemente imposible de ver. También con una función de Excel, convertía en cero o
en blanco todas las cifras inconvenientes de mostrar.
Estos son solo dos de las muchas maneras de manipular la información, en detrimento de la necesaria claridad que se requiere para la toma de decisiones administrativas o fiscales y otorgamiento de bonificaciones.
No confíe ciegamente en los sistemas de manejo de grandes volúmenes de información. Usualmente, ellos no están diseñados para proteger sus bienes, sino tan solo para facilitar la recopilación y el análisis. Asesórese bien y evalúe los riesgos asociados a su uso.
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