Elementos esenciales de la documentación organizacional: concepto, elementos, importancia y aplicabilidad
Respuestas
A continuación se detallan los elementos esenciales de la documentación organizacional
Carta
Concepto, es un medio de comunicación escrito por un emisor ( remitente) y enviado a un receptor ( destinatario)
Elementos,
* fecha y lugar, nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige
*Saludo personal o consolidado
*Cuerpo del asunto, con los temas determinados
*Despedida, cortesía con la que se da termino a la carta
Importancia, es un recurso transmisor de información, es decir, que comunica. Posee un emisor, que es quien escribe el mensaje, y un receptor, que es quien recibe dicho mensaje.
Aplicabilidad, se usa para informar y persuadir al destinatario
Actas
Concepto es un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: reunión de consorcio, una asamblea, una certificación de nacimiento, entre otros.
Elementos, titulo, introducción,texto, cierre de acta y firmas de los que aceptan el acta.
Importancia, su importancia esta dada en que es el medio por el cual se dará a conocer a los diferentes órganos sociales o terceros de las resoluciones adoptadas.
Aplicabilidad: Expresan lo tratado en una reunión o en una situación determinada.
Informe
Concepto, es un documento escrito en prosa informativa con el propósito de comunicar información del nivel mas alto en una organización
Elementos, portada, objetivo, introducción, cuerpo, conclusiones y bibliográfica
Importancia, es importante porque contiene una información, una descripción del tema o unas instrucciones. Así como también pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la linea de lo que se expone en el informe.
Aplicabilidad: Aporta los datos necesarios para una completa compresión de un caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
Memorandos
Concepto, es una comunicación diplomática en la que se relacionan hechos y razones para que se tengan en cuenta en una negociación
Elementos, encabezamiento, cuerpo, termino, membrete, nombre del año, sello anexo,
Importancia, es un documento que se utiliza en el interior de las empresas para establecer un vehículo de comunicación entre distintos departamentos o sectores de la misma.
Aplicabilidad, transmitir información a las diferentes dependencias y áreas locales dependiendo de las lineas de jerarquización de la organización
Circulares
Concepto, es un escrito o comunicación que se dirige a una o varias personas para comunicarles algo.
Elementos, membrete, numero o clasificación, asunto, fecha, dirección, texto,despedida, antefirmas, firmas, referencia finales
Importancia es importante porque sirve para dictar ordenes y también para informar. El mensaje que transmite es especifico y de interés general para todos sus destinatarios.
Aplicabilidad, dar a conocer información general, los de carácter interno se utilizan para informar normas, lineamientos, políticas. Las circulares externas informan nuevos productos servicios y reglas de negocio.