Respuestas
El Acuerdo N° 042 del 31 de octubre de 2.002 establece los criterios en cuanto a la organización de los archivos de gestión en entidades que cumplen funciones públicas.
Estas entidades deben organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y de acuerdo a los Manuales de procedimientos y funciones.
Los criterios para la organización de archivos de gestión son:
1. La organización debe basarse en la Tabla de Retención Documental.
2. La identificación de las capetas debe clasificarse en series y subseries de acuerdo a la unidad administrativa.
3. La ubicación de los documentos se se establece según su fecha, por lo tanto los documentos con fecha más antigua serán los primeros en encontrarse al abrir la carpeta.
4. Los tipos documentables deben de estar foliados.
5. Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular con la siguiente información: fondo, sección, subseccion, serie, subserie, número de expediente, numero de folios y fechas, numero de carpeta y numero de caja.
6. Las transferencias primarias se realizaran de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.
7. Las cajas utilizadas para la transferencia se deben identificar con: código de dependencia, fondo, sección, legajos con número respectivo, libros con número respectivo, numero consecutivo de caja, número de expedientes y fechas.
Se debe permitir el acceso a la consulta de cualquier documento en los archivos de gestión por parte de ciudadanos u otras dependencias. Si se requiere de copias o fotocopias debe autorizar el jefe de la oficina o funcionario y solo cuando la información no tenga carácter reservado. Además se llevara un registro de préstamo.
En cuanto a préstamos de documentos para trámites internos la dependencia productora debe de llevar un registro en donde se consigne la fecha del préstamo, identificación del expediente, numero de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente.
Las entidades de la Administración Publica deben tener un Formato Único de Inventario Documental como el que se muestra en la siguiente imagen:
