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1- Periodicidad
La principal características de los boletines informativos es que son periódicos. Pueden ser diarios, semanales, mensuales, bimensuales o anuales.
Depende del ritmo de actualización de la información y de las novedades que se desean presentar. Esta periodicidad genera expectativa y garantiza la fidelidad de los usuarios.
Una ventaja de publicar en lapsos de tiempo establecidos, es que permite la planificación y la elaboración de presupuestos a largo plazo.
2- Dirigido a suscriptores
Una de las grandes ventajas de los boletines es que están dirigidos a suscriptores. Esto quiere decir que la persona dio sus datos voluntariamente y demostró su interés para estar informado de algo específico.
Es un canal totalmente permisivo. Además, la relación que se establece entre el emisor y el receptor del boletín es más íntima, ya que la vía es directa al usuario, a diferencia de una página web o las redes sociales.
3- Temas de interés, pertinentes y relevantes
Otra de las condiciones necesarias para un boletín efectivo es que su contenido sea atractivo para el receptor. Esto quiere decir que todo el contenido debe ser de utilidad.
Cualquier tipo de información ajena al usuario, anacrónica o poco interesante, está condenada a convertirse en información no deseada.
Temas pertinentes y relevantes garantizan el interés que se traduce en fidelidad para las próximas entregas.
4- Institucionales o corporativos
Los boletines están siempre relacionados con una entidad emisora de donde se genera toda la información. Puede ser una empresa, una marca o una organización.
Esta institución emisora es fundamental porque definirá el tipo de información que se incorpore y el tipo de suscriptores.
El emisor es el principal interesado en que el boletín llegue a mayor cantidad de afiliados y que mantenga su identidad propia.
5- Claridad y concisión
Un boletín claro y conciso garantiza que la información sea recibida por los usuarios de forma rápida y sin confusiones ni distracciones.
No hace falta ahondar en definiciones o largas explicaciones ya que el suscriptor tiene un conocimiento previo de las características del boletín al que se afilia.
Una redacción que divaga, con muchos adornos o descuidada, no captará la atención del receptor.
6- Tono informal
Como ya se había dicho, la comunicación entre el remitente y el receptor del boletín es directa. Esto demanda el uso de un lenguaje sencillo y afable, reforzando la sensación de cercanía e intimidad.
El tono informal también permite un mayor grado de empatía y facilita la incorporación de la información en la rutina diaria y la cotidianidad.
7- Llamados de atención
Para facilitar la lectura y la recepción efectiva del mensaje que se desea difundir, se necesita jerarquizar la información. Esto consiste en separarla dependiendo de su importancia.
Hay que resaltar los títulos, resúmenes, enlaces, cifras, contactos, promociones, entre otros. Las primeras palabras son fundamentales para captar la atención del usuario, así como un párrafo o frase inicial que describa lo que se ofrece en el boletín.
8- Diseño acorde
La selección de un diseño gráfico dependerá de la identidad que se le quiera dar al boletín, así como acorde con el contenido y al suscriptor.
Hay tipografía que se asocian a ciertas emociones y temperamentos. Las hay serias y divertidas, las hay solemnes e informales.
Es fundamental escoger una fuente que se corresponda con la intención que se quiere trasmitir. Los colores utilizados pueden ser los colores corporativos o de la marca.
El logo también debería tener un lugar privilegiado y también se pueden utilizar imágenes que permitan identificar el contenido en tan solo un vistazo.
9- Personalización
El éxito de este canal directo entre el emisor y el receptor, radicará en la cercanía que se pueda trasmitir.
La personalización garantiza que el usuario se identifique con la información recibida y sienta que la necesita.
Esto se logra a la segmentación de los suscriptores que proporcionan datos de sus intereses y sus prioridades.
Además, los boletines pueden hacer referencia a una época específica, así como a la actualidad de un lugar particular.
Se pueden hacer ediciones de temporada como para navidad o para el verano, o sobre una repentina ola de frío o una celebración próxima como un cumpleaños o aniversario.
10- Información de contacto
Una de las estrategias más efectivas de los boletines, es la incorporación de herramientas de retroalimentación.
Por eso es importante que se incorpore toda la información de contacto del remitente y de los productores de la publicación: números telefónicos, dirección física y electrónica, apartados postales, sucursales o redes sociales.
Como los boletines se fundamentan en el permiso previo de los suscriptores, también es necesario dejar claro, que ese permiso no es exclusivo e irrevocable.
Así que se debe agregar de manera explícita, una manera de darse de baja de la suscripción.