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Existe una importante diferencia entre la eficiencia y la eficacia. Sin embargo es muy delagada y mucha gente se confunde.
La eficiencia se define como la capacidad que tiene la organización para realizar o cumplir adecuadamente una función mientras que la eficacia es la capacidad para producir el efecto deseado para determinada cosa.
Suena complicado pero en realidad es muy sencillo. Si una organización es eficaz podrá terminar las cosas bien y en tiempo. Si es ineficaz no servirá para el propósito.
Eficaz: el gerente del departamento de mercadotecnia necesita mandar un paquete urgente para el medio día. Así que le pide a uno de los jovenes que vaya y lo lleve en el auto de la empresa. El gerente sabe que esa es una respuesta eficaz, porque aunque el joven tenga que usar el auto para transportarse y sepa, además, que la lejanía del lugar lo hará desperdiciar gasolina y saldrá más caro pagarle el tiempo al muchacho que mandar al de paquetería, necesita que se entregue pronto. El muchacho entrega el paquete a la hora deseada y se soluciona el problema.
Eficiente: Lo que el gerente no sabía es que el muchacho además de eficaz también es eficiente, para evitar desperdiciar recursos y optimizar su trabajo el muchacho encontró un atajo gracias a su GPS y evadió el tráfico. No solamente lo hizo en menos tiempo sino que durante el trayecto se ofreció a comprar algunos de los recursos que hacían falta en la oficina y que la muchacha de conta necesitaba para poder continuar con su reporte. De esa manera, logró ahorrar recursos porque mató dos pájaros de un tiro.
Ambas cosas son importantes: primero cumplir con el propósito, sea de una tarea como la de etregar un paquete para alguna situación interna o sea el propósito de la organización entera y segundo: poder optimizar las tareas para evitar que se desperdicien recursos o alcanzar incluso un bien mayor que el estimado.
Podemos decir que una impresora es eficaz porque imprime. Pero tira toda la tinta y a veces echa a perder las hojas y para colmo cuesta muy caro rellenar los cartuchos. Pero cuando imprime, lo hace bien. Sabemos que podemos contar con la impresora al final de cuentas. Pero preferiríamos una más eficiente. Que nos permita imprimir y que use la menor cantidad de tinta posible pero aún así nos de la calidad deseada.