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Transacciones en el libro diario
El ciclo contable comienza con la identificación de las transacciones comerciales y el registro en los libros de entrada de diario originales. Las compañías registran las transacciones comerciales a medida que éstas tienen lugar durante un período contable y también hacen el ajuste de los registros de los ingresos y gastos que no están vinculados a las operaciones específicas. Las transacciones en el libro diario ayudan a que la información financiera recogida en las diversas cuentas de transacciones sean utilizadas como la fuente de información en las etapas posteriores del ciclo de contabilidad.
Publicación de cuentas
La publicación de cuentas se refiere a la publicación de la información de transacciones previamente registradas en los libros de diario al libro mayor de la empresa. Un libro mayor es una colección de todas las cuentas organizadas en el orden en el que van a aparecer en los estados financieros futuros, a menudo comenzando con las cuentas de activos, pasivos y capital, seguido de varias cuentas de ingresos y gastos. La transferencia de la información de las cuentas del libro de diario al libro mayor ayuda a clasificar mejor y a resumir la información de las cuentas por las cuentas individuales y no por las fechas de las transacciones.
Equilibrio de prueba
La información registrada y publicada se comprueba luego para asegurar de que esté libre de errores. Las empresas utilizan el llamado balance de prueba para demostrar la igualdad matemática de los débitos y los créditos de su registro y publicación anterior. Un balance de comprobación es una lista de todas las cuentas del libro mayor y sus saldos, con todos los cargos en una columna y los créditos en otra columna. En ausencia de cualquier error de registro y publicación, los totales de las dos columnas deben estar en equilibrio entre sí.
Preparación del estado
El ciclo contable termina recopilando los estados financieros y realizando los asientos de cierre necesarios. Las empresas preparan diversos estados financieros al final de un período contable, éstos incluyen a la hoja de balance, la cuenta de resultados, el estado de flujos de efectivo y el estado de los fondos propios. Para la construcción de estos estados financieros, las empresas utilizan la información verificada en el balance de comprobación para completar las cuentas con la cantidad de los saldos de las cuentas que se encuentran en las respectivas cuentas del balance general. Todas las cuentas provisionales, como las cuentas de ingresos y gastos se cierran para mostrar un saldo cero en el libro mayor para que estén listas para los registros del próximo ciclo contable.